全国初！おまかせEV×スマートロッカー導入で車両集中管理を実現【うるま市】

車両の予約と運行実績をWeb上で入力・管理できるシステム「おまかせEV」と、そのシステムと連携した鍵の受渡しができるスマートロッカーの導入をお願いしています。
それに加え、公用車の台数削減をはかるための車両削減計画策定、公用車適正化調査を委託しています。

いいえ、丸紅様には適正化調査だけ依頼するつもりでした。削減できそうな車両がたくさんあるので、実際何台で十分なのか、車両削減計画を立てることを優先事項として置いていました。
しかし、車両削減するには、今、各課に散らばっている車両を一つの課に集中させ、職員皆で使えるような仕組みにしていかないと、結局減らせないことに気付きました。
そうなると、集中管理担当課（この場合資産マネジメント課）が、人力で大量の車両を毎日捌いていくことは難しく、予約や運行実績をシステム上で管理できる仕組みにしなくてはならないと感じました。
過去、人力で集中管理を試したのですが、何度も失敗していました。スマートロッカーで鍵受渡しの無人化まで出来るようになれば、集中管理が達成できるかもしれないと思いました。

システム導入前は、各課に車両の鍵が置いてあり、壁にかけてあったり、引き出しにしまってあったりしました。セキュリティ的にも心配な面が多かったです。
運行実績も以前は紙で管理していたので、どの程度の稼働状況か等が可視化されず、また、集計作業がとても大変でした。

各課の公用車管理担当者は、運行状況の確認や燃料費の支払い、車検の予約や点検、修理時の請求支払い等の業務がありました。少ない課だと1～2台、多い課だと20台くらいの車の管理を行っていました。古い車も多く、故障が頻繁に起こるため、一日中修繕対応に追われることもありました。「早く車両を引き取って集中管理して欲しい」という意見もありました。

各課で公用車を所有していた職員からすると、「車を取り上げられる！」という反発はたしかにありました。
しかし、自分で予約をいつでもとれるというメリットと、全庁的な運用に向けたシステム導入という意義を丁寧に説明していったことにより、一定の理解が得られるようになりました。
システム導入後に行ったアンケートには、「以前に比べ（予約できる）車両が増えているので予約が取りやすい」、「空いている車両を探さなくてよくなった」、「鍵の受け取りから返却までがスムーズに行える」等の意見が寄せられました。

集中管理2か月前には、おまかせEVにて実績登録だけを行い、1か月前には予約の練習から実績登録を行う等、段階的に集中管理へ移行しました。
集中管理前日には、車検証のコピーと鍵を提出してもらい、一つ一つキータグと紐づけながらロッカーに保管しました。

公用車管理規程を見直しました。これまでは、紙の特定のフォーマットでしか管理できなかったのですが、これからは紙でもシステムでも、どちらでも管理できるよう改正しました。
今後もおまかせEVへの入力項目を減らすため、公用車管理規程を再度見直し、職員の負担を軽減するような体制づくりをしていきます。

おまかせEVはウェブブラウザアプリなので、スマホでも予約したり実績入力したりできるのがよかったです。わざわざ自席に戻らずとも、予約や実績の入力ができるのでラクです。
また、予約内容の控えメールを好きなメールアドレスに送ることができるので、メールを印刷して持ち歩く必要がなく、ガラケーしか持っていなくても、配車された車両やスマートロッカーの開錠パスワードを簡単に確認することができます。
あまり深く考えず、フィーリングで使ってもらえるカンタン操作もよかった点です。

配車最適化は、燃費の良い車を優先して配車する仕組みですよね。つまり、比較的新しい車が優先的に配車されることが多くなるのではないでしょうか。
燃費の悪い古い車は、故障対応が必然的に多くなるので、配車される回数が減ったり、使われない車両を洗い出して廃車することに繋がることを期待しています。